VOIS|TEVIS mit einem Terminagenten

In einer Welt, in der Effizienz immer wichtiger wird, spielt ein gut organisiertes Besuchermanagement für Kommunen eine entscheidende Bedeutung, um den Anforderungen und Bedürfnissen der Bürgerinnen und Bürger gerecht zu werden. Eine gut organisierte Besuchersteuerung verbessert nicht nur die Verwaltungsabläufe, sondern stärkt auch das Vertrauen und die Bindung zwischen Bürgerinnen bzw. Bürgern und der Verwaltung. Als weiteren Bürgerservice haben wir VOIS|TEVIS mit einem Terminagenten ergänzen können. Die Landeshauptstadt Düsseldorf ist hiermit bereits produktiv und die Presse berichtete entsprechend darüber.

Mit dem TEVIS Terminagenten haben Bürgerinnen und Bürger jetzt die Möglichkeit, sich über die Onlineterminvergabe TEVIS-Online auf eine “Warteliste” für den nächstmöglichen Termin setzten zu lassen. In der Praxis wird die Bürgerin bzw. der Bürger, wenn keine freien Termine für das/die gewählte(n) Anliegen mehr frei sind, auf eine Terminvorschlagsseite geführt auf der dann verschiedene Wunschtermine und die gewünschten Standorte für die Bearbeitung des Anliegens ausgewählt werden können.

Auf Seiten der Kommune kann der Terminagent so eingerichtet werden, dass beispielsweise jeden Morgen zu einer konfigurierbaren Uhrzeit online weitere Terminkontingente (konfigurierbar über Zeitpläne) freigegeben werden. Die Verwaltung kann einen prozentualen Anteil (ebenfalls konfigurier- und änderbar) der freizugebenden Termine für den Terminagenten (z.B. 20%) reservieren. Dieses Kontigent wird dann automatisiert jeden Tag an den Terminagenten übergeben. Dieser schreibt die Bürgerin bzw. den Bürger automatisiert mit den zur Verfügung stehenden Terminvorschlägen per E-Mail an. Wird einer der Terminvorschläge angenommen, bekommt die Bürgerin bzw. der Bürger eine E-Mail mit der Bestätigung und der Termin wird automatisiert in den Kalender der Behörde eingetragen.

So können die persönlichen Anliegen der Bürgerinnen und Bürger nicht nur schnellstmöglich erledigt werden, gleichzeitig können die Kapazitäten der Kommune auch vollumfänglich genutzt werden. Denn durch statistische Auswertungen kann ein Blick in die Zukunft geworfen werden, an welchen Standort und für welche Anliegen eine hohe Nachfrage besteht.